TLDR : Un freelance peut déduire les dépenses nécessaires, documentées et proportionnées à son activité professionnelle, telles que les fournitures, services, locaux, assurances et équipements. Les dépenses personnelles, excessives ou non justifiées sont exclues.
Qui peut déduire les dépenses professionnelles
La déduction est autorisée uniquement si les dépenses sont liées à l’activité et directement connectées à la génération de revenus. Les dépenses non indispensables ou non justifiées par l’exercice professionnel ne sont pas déductibles.
Dépenses déductibles : catégories et conditions
Fournitures et services généraux
Les dépenses pour les matériaux de consommation et services essentiels à l’activité sont déductibles, comme le papier, les enveloppes, les fournitures de bureau, les frais postaux, téléphoniques, de fax et de connexion internet, à condition qu’ils soient utilisés à des fins professionnelles. Les frais bancaires pour l’encaissement des honoraires ou les paiements liés à l’activité sont également inclus.
Frais de représentation et de restauration
Les repas professionnels sont déductibles dans des limites raisonnables. Par exemple, en 2026, la limite pour un déjeuner est fixée à 15,90 €, après déduction d’une franchise forfaitaire de 5,50 € pour les repas pris à domicile. La déduction n’est autorisée que si le repas est lié à une rencontre professionnelle et justifié par un ticket de caisse ou une facture.
Locaux professionnels et télétravail
Si le freelance utilise une partie de son domicile comme bureau, il peut déduire une quote-part proportionnelle des dépenses, calculée en fonction de la surface dédiée à l’activité. L’activité doit nécessiter un local spécifique, et la déduction est limitée à la part effectivement professionnelle.
Assurances professionnelles
Les cotisations pour les assurances de responsabilité civile professionnelle sont intégralement déductibles, car elles sont obligatoires ou strictement liées à l’exercice de l’activité.
Frais de transport et déplacements
Les dépenses de voyages, hébergements et repas engagées lors de missions professionnelles sont déductibles dans les limites fixées par décret. Cette catégorie inclut les billets d’avion ou de train pour les déplacements professionnels, les nuitées à l’hôtel et les frais de restauration en déplacement.
Équipements et investissements
L’achat de matériel, de mobilier, de matériel informatique et de logiciels est déductible si les biens sont strictement nécessaires à l’activité et réservés à un usage professionnel. Pour les biens à usage mixte, seule la quote-part correspondant à l’utilisation professionnelle est déductible.
Dépenses pour les sociétés civiles de moyens (SCM)
Les freelances membres d’une SCM peuvent déduire leur part des coûts partagés, tels que la secrétariat mutualisé, les locaux ou équipements communs, et les services administratifs ou comptables. La répartition doit se faire en fonction de l’utilisation réelle par chaque associé.
Dépenses non déductibles et limites
Toutes les dépenses engagées par un freelance ne sont pas déductibles. Sont exclues :
- les dépenses personnelles déguisées en dépenses professionnelles,
- les amortissements pour biens durables,
- les dépenses non documentées ou avec des justificatifs insuffisants,
- les charges sociales à la charge du freelance,
- l’achat de clientèle,
- les provisions pour dépréciation non liées à l’activité,
- les dépenses pour résidences de loisirs ou de détente,
- la chasse ou la pêche non professionnelle,
- les dépenses excessives ou disproportionnées par rapport à l’activité exercée.
Critères de déductibilité : justificatifs et proportionnalité
Pour qu’une dépense soit déductible, elle doit répondre à trois exigences fondamentales : nécessité, justification et proportionnalité. Pour les dépenses mixtes, il est nécessaire de ventiler la part déductible en fonction de l’usage réel.