TLDR: Ein Freelancer kann notwendige, dokumentierte und im Verhältnis zur beruflichen Tätigkeit stehende Ausgaben absetzen, wie z. B. Verbrauchsmaterialien, Dienstleistungen, Räumlichkeiten, Versicherungen und Ausrüstung. Private, übermäßige oder nicht gerechtfertigte Ausgaben sind nicht absetzbar.
Wer berufliche Ausgaben absetzen kann
Der Abzug ist nur zulässig, wenn die Ausgaben mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängen und direkt mit der Erzielung von Einkommen verbunden sind. Nicht absetzbar sind Ausgaben, die nicht unerlässlich oder nicht durch die berufliche Tätigkeit gerechtfertigt sind.
Absetzbare Ausgaben: Kategorien und Bedingungen
Allgemeine Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen
Absetzbar sind Ausgaben für Verbrauchsmaterialien und wesentliche Dienstleistungen, die für die berufliche Tätigkeit erforderlich sind, wie z. B. Papier, Umschläge, Bürobedarf, Porto-, Telefon-, Fax- und Internetkosten, sofern sie beruflich genutzt werden. Ebenfalls enthalten sind Bankgebühren für den Einzug von Honoraren oder Zahlungen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit.
Repräsentations- und Verpflegungskosten
Berufliche Mahlzeiten sind in angemessenem Rahmen absetzbar. Im Jahr 2026 beträgt der Höchstbetrag für ein Mittagessen beispielsweise 15,90 €, abzüglich einer Pauschalfranchise von 5,50 € für Mahlzeiten zu Hause. Der Abzug ist nur zulässig, wenn die Mahlzeit mit einem beruflichen Treffen verbunden ist und durch Beleg oder Rechnung dokumentiert wird.
Berufsräume und Homeoffice
Wenn ein Freelancer einen Teil seiner Wohnung als Büro nutzt, kann er einen anteiligen Betrag der Ausgaben absetzen, der sich nach der für die berufliche Tätigkeit genutzten Fläche richtet. Die Tätigkeit muss einen spezifischen Raum erfordern, und der Abzug ist auf den tatsächlich beruflich genutzten Anteil beschränkt.
Berufshaftpflichtversicherungen
Beiträge für Berufshaftpflichtversicherungen sind vollständig absetzbar, da sie entweder obligatorisch sind oder in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen.
Reise- und Übernachtungskosten
Ausgaben für Reisen, Unterkünfte und Verpflegung, die im Rahmen beruflicher Einsätze anfallen, sind innerhalb der gesetzlich festgelegten Grenzen absetzbar. Dazu gehören Flug- oder Bahntickets für Dienstreisen, Hotelübernachtungen und Verpflegungskosten während der Reisen.
Ausrüstung und Investitionen
Der Kauf von Materialien, Möbeln, Hardware und Software ist absetzbar, wenn die Güter für die berufliche Tätigkeit unerlässlich sind und ausschließlich beruflich genutzt werden. Bei gemischter Nutzung ist nur der berufliche Anteil absetzbar.
Ausgaben für bürgerliche Gesellschaften (SCM)
Freelancer, die einer Société Civile de Moyens (SCM) angehören, können ihren Anteil an den gemeinschaftlich genutzten Kosten absetzen, wie z. B. geteilte Sekretariatsdienste, Räumlichkeiten, gemeinsame Ausrüstung sowie administrative oder buchhalterische Dienstleistungen. Die Aufteilung muss auf der tatsächlichen Nutzung durch jeden Gesellschafter basieren.
Nicht absetzbare Ausgaben und Grenzen
Nicht alle Ausgaben eines Freelancers sind absetzbar. Ausgeschlossen sind private Ausgaben, die als beruflich getarnt sind, Abschreibungen auf langlebige Wirtschaftsgüter, nicht dokumentierte oder unzureichend belegte Ausgaben, Sozialkosten, die der Freelancer trägt, der Kauf von Kundenstamm, Rückstellungen für Wertminderungen, die nicht mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängen, Ausgaben für Luxusresidenzen, Freizeitaktivitäten wie Jagd oder nichtberufliches Angeln sowie übermäßige oder unverhältnismäßige Ausgaben im Vergleich zur ausgeübten Tätigkeit.
Kriterien für die Absetzbarkeit: Belege und Verhältnismäßigkeit
Damit eine Ausgabe absetzbar ist, muss sie drei grundlegende Anforderungen erfüllen: Notwendigkeit, Begründung und Verhältnismäßigkeit. Bei gemischten Ausgaben muss der absetzbare Anteil entsprechend der tatsächlichen Nutzung aufgeschlüsselt werden.