TLDR: Um die Transportkosten im Zusammenhang mit der Ausfuhr außerhalb der EU zu belegen, ist das Hauptdokument die elektronische Ausfuhrbestätigung aus dem Gebiet der Europäischen Union (entmaterialisierte Zollerklärung). Bei einem Systemausfall ist Exemplar Nr. 3 des Einheitsdokuments (DAU), das von der Zollbehörde beglaubigt wurde, gültig. Alternative Nachweise (Einfuhrerklärung des Drittlands, Begleitdokumente für verbrauchsteuerpflichtige Waren, Transportdokumente) werden unter strengen Bedingungen akzeptiert.
Hauptdokument für entmaterialisierte Erklärungen
Die elektronische Ausfuhrbestätigung, die im Rahmen der entmaterialisierten Ausfuhranmeldung ausgestellt wird, ist der Standardnachweis. Sie bestätigt die tatsächliche Ausfuhr der Waren außerhalb der EU und ist für alle Vorgänge gültig, bei denen das Verfahren vollständig digital abläuft.
Besonderer Fall von Expressfrachtunternehmen
Für Sendungen über ein Expressfrachtunternehmen reicht die vom IT-System des Unternehmens ausgestellte elektronische Ausfuhrbestätigung aus, sofern:
- der Ausführer in Feld 2 bis der entmaterialisierten Ausfuhranmeldung namentlich genannt ist;
- das Dokument folgende Angaben enthält: die Genehmigungsnummer für das vereinfachte Zollabfertigungsverfahren für Expresssendungen, Namen und Adressen des Ausführers und des Empfängers, Rechnungsnummern und -daten, Bezeichnung und Wert der Waren, Referenznummern des Luftfrachtbriefs oder des Versandscheins, den Code des Ausfuhrzollamts und das Datum der Anmelderegistrierung;
- das Dokument vom Verantwortlichen des Unternehmens, das die Zollabfertigung durchgeführt hat, unterzeichnet ist.
Papierbasiertes Verfahren (Notfallverfahren)
Bei Ausfall oder Nichtverfügbarkeit des elektronischen Systems dient Exemplar Nr. 3 des Einheitsdokuments (DAU), das vom Zollamt am Ausfuhrort der Europäischen Union beglaubigt wurde, als Nachweis.
Alternative Nachweisdokumente
Der Ausführer kann die in Artikel 74 des Anhangs III zur Abgabenordnung (CGI) vorgesehenen alternativen Nachweise anstelle der elektronischen Bestätigung oder des DAU verwenden. Dazu gehören:
- die Zollanmeldung zur Einfuhr der ausgeführten Waren, die von der Zollverwaltung des Drittlands der endgültigen Bestimmung beglaubigt wurde, oder eine Bescheinigung dieser Verwaltung mit einer amtlichen Übersetzung. Die Daten müssen mit denen der Ausfuhranmeldung übereinstimmen (Art und Menge der Waren);
- für verbrauchsteuerpflichtige Waren die in Artikel 302 M ter der Abgabenordnung (CGI) vorgesehenen Begleitdokumente, die auf Papier ausgestellt oder elektronisch über das Online-Verfahren Gamm@ übermittelt und vom Zollamt am Ausfuhrort der EU beglaubigt wurden.
Transportdokumente
Transportdokumente (internationale Frachtbriefe, Konnossemente usw.) können als Nachweis für die Mehrwertsteuerbefreiung nur dann dienen, wenn die Waren in ein Land außerhalb der Europäischen Union versendet werden. Dokumente, die nur einen Transport zu einem Ort, Hafen oder Flughafen innerhalb der EU bestätigen, sind nicht gültig, um eine Ausfuhr außerhalb der EU nachzuweisen.
Pflichten und Formalitäten
Die Ausfuhranmeldung oder die diese ersetzenden Dokumente sowie die alternativen Nachweise stellen den unverzichtbaren Beleg für Ausfuhren im Sinne der Mehrwertsteuer dar. Ausführer müssen diese Dokumente aufbewahren und auf Anfrage der Behörden vorlegen können.