TLDR: In Frankreich müssen Steuerunterlagen mindestens 6 Jahre ab dem Datum der Transaktion oder der Steuererklärung aufbewahrt werden, mit bestimmten Ausnahmen. Privatpersonen müssen Spendenquittungen 3 Jahre lang aufbewahren, während gemeinnützige Organisationen und Händler von Anlagegold spezielle Pflichten haben. Bei Nichteinhaltung drohen Sanktionen.
Aufbewahrungsfristen nach Steuerpflichtigen-Kategorien
In Frankreich variiert die Aufbewahrungsdauer von Steuerunterlagen je nach Kategorie des Steuerpflichtigen. Privatpersonen, die Steuerermäßigungen für Spenden erhalten, müssen die Spendenquittungen 3 Jahre lang ab dem Jahr, in dem die Steuer fällig wird, aufbewahren. Gemeinnützige Organisationen, die Quittungen für Steuerermäßigungen ausstellen, müssen die Unterlagen 6 Jahre lang ab dem Ausstellungsdatum aufbewahren. Für Händler von Anlagegold ist die Aufbewahrung von Kundenidentifikationsdokumenten 6 Jahre lang Pflicht, jedoch nur für Transaktionen ab 15.000 € oder mehr.
Arten der aufzubewahrenden Dokumente
Zu den aufzubewahrenden Steuerunterlagen gehören:
- Buchhaltungsbücher,
- Einkaufs- und Verkaufsrechnungen,
- Belege für Ausgaben,
- Dokumente zu Umsätzen mit Vorsteuerabzugsrecht,
- Software-Dokumentation und spezifische Register.
Digitale Dokumente müssen im Originalformat mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung muss die Rückverfolgbarkeit der Transaktionen für den geforderten Zeitraum gewährleisten.
Beginn der Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen beginnt mit dem Datum der letzten in den Buchhaltungsbüchern erfassten Transaktion oder dem Ausstellungs- bzw. Empfangsdatum des Dokuments. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Unterlagen, um sicherzustellen, dass alle Vorgänge für den erforderlichen Zeitraum nachvollziehbar sind.
Ausnahmen und Sanktionen
Es gibt Ausnahmen von den Standard-Aufbewahrungsfristen. Beispielsweise müssen bestimmte Register 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht drohen Bußgelder bis zu 150 €, die nach einer förmlichen Aufforderung verhängt werden können. Bei Wiederholung sind strengere Strafen möglich, einschließlich des Entzugs der Zulassung.
Besondere Pflichten für digitale Dokumente
Digitale Dokumente müssen mindestens 6 Jahre lang in ihrem Originalformat aufbewahrt werden. Das bedeutet: Wurde ein Dokument digital ausgestellt oder empfangen, darf es nicht in Papierform umgewandelt werden, sondern muss elektronisch zugänglich bleiben.