Kurzfassung: Wenn Sie Arbeitnehmer sind, können Sie den pauschalen Abzug von 10 % durch den Abzug Ihrer tatsächlichen beruflichen Aufwendungen ersetzen, sofern diese tatsächlich angefallen, nachgewiesen und mit Ihrer beruflichen Tätigkeit verbunden sind. Zu den betreffenden Ausgaben können Mahlzeiten, Fahrtkosten, berufliche Ausstattung, Fortbildungen, bestimmte Aufwendungen für einen doppelten Haushalt und bestimmte besondere Kosten gehören.
Wahl zwischen dem Pauschalabzug und den tatsächlichen Aufwendungen
Der Pauschalabzug von 10 % gilt grundsätzlich für Arbeitnehmer. Sie können stattdessen den Abzug Ihrer tatsächlichen Aufwendungen wählen, sofern diese beruflich veranlasst, tatsächlich getragen und nachgewiesen sind.
Die beiden Regelungen schließen sich gegenseitig aus. Ihre Wahl gilt für sämtliche Ihrer steuerpflichtigen Einkünfte, die im betreffenden Jahr der Kategorie der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit zuzuordnen sind. Sie können daher nicht für einen Teil dieser Einkünfte den Abzug von 10 % beibehalten und auf einen anderen Teil die tatsächlichen Aufwendungen anwenden.
Bei Wirtschaftsgütern, die länger als ein Jahr genutzt werden, ziehen Sie die im Veranlagungsjahr eingetretene Wertminderung ab und nicht unbedingt den gesamten Kaufpreis des Wirtschaftsguts.
Arbeitsmittel, Telefon und berufliche Ausstattung
Sie können Ausgaben abziehen, die unmittelbar mit der Ausübung Ihres Berufs verbunden sind, insbesondere:
- Arbeitsmittel und Drucksachen;
- Kommunikationskosten, einschließlich Telefon und Fax;
- Mobiliar, Geräte und Werkzeuge;
- IT-Ausstattung, wenn sie unmittelbar mit Ihrer Tätigkeit verbunden ist und einer Wertminderung unterliegen kann.
Die Abonnement- und Kommunikationskosten eines Mobiltelefons sind absetzbar, wenn sie für Ihre berufliche Tätigkeit erforderlich sind. Beim Kauf des Telefons ist der Abzug auf die im Veranlagungsjahr tatsächlich eingetretene Wertminderung begrenzt.
Bei gemischter Nutzung müssen Sie den Anteil ausschließen, der Ihrer privaten Nutzung entspricht. Bei Mobiliar, Geräten und Werkzeugen ist der Abzug auf die im betreffenden Jahr festgestellte Wertminderung begrenzt.
Fortbildung, Fachliteratur und berufliche Reisen
Sie können Ausgaben abziehen, die anfallen, um sich in Ihrem Beruf weiterzuentwickeln oder Ihre beruflichen Kenntnisse auszubauen. Dazu gehören insbesondere Fachliteratur, Abonnements von Fachpublikationen und Aufwendungen für berufliche Fortbildungen.
Bücher, Zeitschriften, Magazine oder Zeitungen, die keinen spezifisch beruflichen Charakter haben, sind nicht absetzbar.
Aufenthaltskosten im Ausland können abgezogen werden, wenn die Reise von Ihrem Arbeitgeber angeordnet wurde und für Sie verpflichtend ist.
Mahlzeiten, Nachtarbeit und doppelter Haushalt
Ihre Mahlzeiten gelten grundsätzlich als private Ausgaben. Wenn die Entfernung zwischen Ihrem Wohnort und Ihrem Arbeitsort oder Ihre Arbeitszeiten es Ihnen unmöglich machen, zu Hause zu Mittag zu essen, können Sie nur den Mehrbetrag gegenüber den Kosten einer zu Hause eingenommenen Mahlzeit abziehen.
Zusätzliche Aufwendungen im Zusammenhang mit Nachtarbeit können absetzbar sein, wenn sie aus diesem Grund getragen werden, insbesondere Kosten für Mahlzeiten und die Rückfahrt nach Hause mit dem Taxi.
Sie können außerdem zusätzliche Aufenthalts- und Fahrtkosten im Zusammenhang mit einem doppelten Haushalt abziehen, wenn Ihre berufliche Tätigkeit Sie zwingt, an einem anderen Ort als Ihrem gewöhnlichen Wohnort zu wohnen. Diese Situation muss sich aus einem beruflich bedingten Zwang ergeben und darf nicht auf einer persönlichen Zweckmäßigkeit beruhen.
Bei Fahrten mit einem Fahrzeug dürfen die absetzbaren tatsächlichen Aufwendungen, wenn Sie nicht die geltende Kilometerpauschale verwenden, mit Ausnahme von Mautgebühren, Garagen- oder Parkkosten und den jährlichen Zinsen für einen kreditfinanzierten Kauf, bei gleicher zurückgelegter Entfernung den Betrag nicht überschreiten, der anhand des Fahrzeugs mit der höchsten Verwaltungsleistung berechnet wird, die in dieser Pauschale berücksichtigt wird.
Besondere mit Ihrer Tätigkeit verbundene Kosten
Sie können die Honorare eines Rechtsanwalts oder eines anderen Justizhelfers abziehen, wenn sie im Rahmen eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens gegen Ihren Arbeitgeber anfallen, um die Zahlung von Arbeitsentgelt zu erwirken.
Auch Kosten, Gebühren und Darlehenszinsen im Zusammenhang mit dem Erwerb oder der Zeichnung von Anteilen oder Aktien der Gesellschaft, in der Sie Ihre hauptsächliche berufliche Tätigkeit ausüben, können absetzbar sein. Sie müssen diese nachweisen können, und das Darlehen muss ausschließlich diesem Erwerb oder dieser Zeichnung dienen.
Zu den betreffenden Ausgaben können Provisionen, Honorare, Eintragungsgebühren, Kosten für Urkunden, Bearbeitungsgebühren und mit der Finanzierung verbundene Versicherungen gehören. Die absetzbaren Zinsen sind auf den Anteil des Darlehens begrenzt, der im Verhältnis zu dem zum Zeitpunkt des Darlehensabschlusses bezogenen oder erwarteten Jahresarbeitsentgelt steht.
Nicht absetzbare Ausgaben und Grundsatz der beruflichen Nutzung
Steuern und Abgaben, die unmittelbar mit Ihrer beruflichen Tätigkeit verbunden sind, können absetzbar sein. Dagegen sind Ihre Einkommensteuer, persönliche Steuern sowie lokale Steuern für eine ohne berufliche Nutzung bewohnte Hauptwohnung oder für eine Zweitwohnung nicht als tatsächliche berufliche Aufwendungen absetzbar.
Geldstrafen stellen keine absetzbaren beruflichen Aufwendungen dar.
Bei jeder Ausgabe dürfen Sie nur den Anteil berücksichtigen, der der beruflichen Nutzung entspricht. Sie müssen den Abzug daher verringern, wenn das Wirtschaftsgut, die Ausstattung oder das Werkzeug auch privat genutzt wird.