TL;DR: Die Fahrtkosten für ehrenamtliche Tätigkeiten müssen durch Unterlagen belegt werden, die tatsächliche Ausgaben nachweisen und streng mit dem satzungsgemäßen Zweck der Organisation zusammenhängen. Akzeptierte Belege sind Zugtickets, Rechnungen, eine detaillierte Aufstellung der mit einem Privatfahrzeug zurückgelegten Kilometer, Tankquittungen oder die Anwendung der Pauschalsätze. Die Organisation muss diese Belege sowie die Erklärung des Ehrenamtlichen über den Verzicht auf Erstattung aufbewahren.
Akzeptierte Belegunterlagen
Die Ausgaben müssen durch präzise Dokumente nachgewiesen werden:
- Zugtickets oder andere Fahrscheine.
- Rechnungen für den Kauf von Gütern oder die Bezahlung von Dienstleistungen, die der Ehrenamtliche im Namen des Vereins getätigt hat.
- Detaillierte Aufstellung der mit einem Privatfahrzeug für die ehrenamtliche Tätigkeit zurückgelegten Kilometer.
- Tankquittungen oder andere mit den Fahrten zusammenhängende Belege.
Jedes Dokument muss den Zweck der Ausgabe oder der Fahrt klar angeben.
Methode zur Bewertung der Kosten
Die Fahrtkosten können nach dem Pauschalsatz bewertet werden, der für Fahrzeuge gilt, deren Eigentümer der Steuerpflichtige ist (Auto, Moped, Roller, Motorrad). Dieser Pauschalsatz ist in der französischen Steuergesetzgebung anerkannt und gilt für Fahrten, die streng mit dem satzungsgemäßen Zweck der Organisation zusammenhängen.
Zulässigkeitsvoraussetzungen
Die Ausgaben müssen ausschließlich für Tätigkeiten getätigt werden, die streng im Rahmen des satzungsgemäßen Zwecks des Vereins liegen. Der Ehrenamtliche darf keine Gegenleistung, weder in bar noch in Naturalien, erhalten, mit Ausnahme der Erstattung der tatsächlichen und belegten Ausgaben.
Pflichten der Organisation
Der Verein muss in seiner Buchhaltung aufbewahren:
- Die Belege für die vom Ehrenamtlichen getätigten Ausgaben.
- Die Erklärung, mit der der Ehrenamtliche ausdrücklich auf die Erstattung seiner Ausgaben verzichtet.
Diese Dokumente sind entscheidend, um die Nachverfolgbarkeit und die Legitimität der Ausgaben für steuerliche Zwecke zu gewährleisten.
Besondere Fälle und Grenzen
Ehrenamtliche Tätigkeit bedeutet eine Teilnahme an der Gestaltung und dem Betrieb des Vereins ohne Vergütung. Falls eine Erstattung der Kosten gewährt wird, muss diese deren tatsächlichem und belegtem Betrag entsprechen. Keine andere Form der Entschädigung ist zulässig.
Ausschlüsse
Nicht zulässig sind Ausgaben, die nicht direkt mit dem satzungsgemäßen Zweck des Vereins zusammenhängen oder die nicht ordnungsgemäß belegt sind. Die Ausgaben müssen streng den geltenden steuerlichen Vorschriften entsprechen.