TLDR: Bei einem Fahrzeug mit gemischter Nutzung musst du den Anteil der Ausgaben, der auf die private Nutzung entfällt, ausschließen. Die Kilometerpauschale gilt nur für Fahrzeuge, die für eine gemischte Nutzung (privat und beruflich) geeignet sind, und schließt rein berufliche Fahrzeuge wie LKWs oder Nutzfahrzeuge aus.
Wer ist betroffen?
Die Abzugsregeln gelten für Arbeitnehmer, die sich für den Abzug der tatsächlichen Kosten entscheiden und ein Fahrzeug mit gemischter Nutzung verwenden. Unternehmen, die der Mehrwertsteuer unterliegen, können die Vorsteuer auf Fahrzeuge, die für eine gemischte Nutzung bestimmt sind, nicht abziehen, mit Ausnahme bestimmter Fälle (z. B. Fahrzeuge, die zum Verkauf im Neuzustand bestimmt sind).
Abzugsmethode: Kilometerpauschale
Die Kilometerpauschale ist eine vereinfachte Methode zur Berechnung der Fahrtkosten. Sie gilt nur für Fahrzeuge, die für eine gemischte Nutzung (privat und beruflich) geeignet sind. Rein berufliche Fahrzeuge (LKWs, Traktoren, Nutzfahrzeuge) sind davon ausgeschlossen.
Aufteilung der Ausgaben
Du musst die Ausgaben zwischen beruflicher und privater Nutzung aufteilen. Nur der Anteil, der auf die berufliche Nutzung entfällt, ist abzugsfähig. Wenn z. B. 60 % der Fahrtnutzung beruflich ist, kannst du nur 60 % der Ausgaben (Kraftstoff, Wartung, Versicherung usw.) abziehen.
Pflicht zur Vorlage von Belegen
Um den Abzug zu erhalten, musst du nachweisen:
- das verwendete Verkehrsmittel;
- die Häufigkeit und den Umfang der Fahrten;
- den beruflichen Anteil der Ausgaben.
Die Kauf-, Wartungs- und Reparaturrechnungen, die Zulassungsbescheinigung und der Versicherungsvertrag können von der Steuerbehörde angefordert werden.
Spezifische Ausschlüsse
Fahrzeuge, die ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden (LKWs, Traktoren, Nutzfahrzeuge), sind nicht für die Kilometerpauschale berechtigt. Gleiches gilt für Fahrzeuge, die von Unternehmen genutzt werden, deren Gegenstand der Personentransport oder der Gütertransport ist (Taxis, Speditionen).
Besondere Fälle: Mehrwertsteuer
Für Unternehmen, die der Mehrwertsteuer unterliegen, sind Fahrzeuge, die für eine gemischte Nutzung (Personen- oder Gütertransport) bestimmt sind, vom Recht auf Vorsteuerabzug ausgeschlossen, es sei denn, sie sind für den Verkauf im Neuzustand bestimmt oder erfüllen bestimmte Ausnahmen (z. B. speziell für den Gütertransport angepasste Fahrzeuge).
Grenzen und Obergrenzen
Die Kilometerpauschale befreit nicht von der Pflicht, die Ausgaben nachzuweisen. Sie gilt nicht für Kraftstoffkosten bei rein beruflichen Fahrzeugen oder bei Fahrzeugen, die von Transportunternehmen genutzt werden.