TLDR: Los gastos de transporte relacionados con el voluntariado deben justificarse con documentos que demuestren gastos reales y estrictamente vinculados al objeto social de la organización. Los justificantes aceptados incluyen billetes de tren, facturas, detalle de los kilómetros recorridos con un vehículo particular, notas de combustible o la aplicación del baremo forfaitario. La organización debe conservar estos justificantes y la declaración de renuncia al reembolso del voluntario.
Documentos justificativos aceptados
Los gastos deben estar respaldados por documentos precisos:
- Billetes de tren u otros títulos de transporte.
- Facturas por la compra de bienes o el pago de servicios realizados por el voluntario en nombre de la asociación.
- Detalle de los kilómetros recorridos con un vehículo particular para realizar la actividad de voluntariado.
- Notas de combustible u otros justificantes relacionados con los desplazamientos.
Cada documento debe indicar claramente el objeto del gasto o del desplazamiento.
Método de evaluación de los gastos
Los gastos de desplazamiento pueden evaluarse según el baremo forfaitario previsto para los vehículos de los que el contribuyente es propietario (automóvil, ciclomotor, scooter, moto). Este baremo está reconocido por la normativa fiscal francesa y se aplica a los desplazamientos estrictamente vinculados al objeto social de la organización.
Condiciones de admisibilidad
Los gastos deben realizarse exclusivamente para actividades que se enmarquen estrictamente dentro del objeto social de la asociación. El voluntario no debe recibir ninguna contrapartida, en efectivo o en especie, salvo el reembolso de los gastos reales y justificados.
Obligaciones para la organización
La asociación debe conservar en su contabilidad:
- Los justificantes de los gastos realizados por el voluntario.
- La declaración mediante la cual el voluntario renuncia exprésamente al reembolso de sus gastos.
Estos documentos son esenciales para garantizar la trazabilidad y la legitimidad de los gastos a efectos fiscales.
Casos particulares y límites
El voluntariado implica una participación en la animación y el funcionamiento de la asociación sin remuneración. Si se concede el reembolso de los gastos, este debe corresponder a su importe real y justificado. No está autorizada ninguna otra forma de compensación.
Exclusiones
No son admisibles los gastos que no estén directamente vinculados al objeto social de la asociación o aquellos que no estén debidamente justificados. Los gastos deben estar estrictamente enmarcados por las normas fiscales vigentes.