TLDR: Un autónomo puede deducir gastos necesarios, documentados y proporcionales a su actividad profesional, como suministros, servicios, locales, seguros y equipos. Quedan excluidos los gastos personales, excesivos o no justificados.
¿Quién puede deducir los gastos profesionales?
La deducción solo está permitida si los gastos están relacionados con la actividad y directamente vinculados a la generación de ingresos. No son deducibles los gastos no esenciales o que no estén justificados por el ejercicio profesional.
Gastos deducibles: categorías y condiciones
Suministros y servicios generales
Son deducibles los gastos en materiales de consumo y servicios esenciales para la actividad, como papel, sobres, material de oficina, gastos postales, telefónicos, fax y conexión a internet, siempre que se utilicen con fines profesionales. También se incluyen las comisiones bancarias por el cobro de honorarios o pagos relacionados con la actividad.
Gastos de representación y manutención
Las comidas profesionales son deducibles dentro de límites razonables. Por ejemplo, en 2026, el límite para un almuerzo está fijado en 15,90 €, tras aplicar una franquicia fija de 5,50 € para comidas consumidas en el domicilio. La deducción solo es válida si la comida está vinculada a un encuentro laboral y se documenta con ticket o factura.
Locales profesionales y oficina en casa (home office)
Si el autónomo utiliza parte de su vivienda como despacho, puede deducir un porcentaje proporcional de los gastos, calculado según la superficie destinada a la actividad. La actividad debe requerir un espacio específico, y la deducción se limita a la parte efectivamente profesional.
Seguros profesionales
Las cuotas de seguros de responsabilidad civil profesional son 100 % deducibles, al ser obligatorios o estar estrechamente vinculados al ejercicio de la actividad.
Gastos de transporte y desplazamientos
Los gastos por viajes, alojamiento y manutención durante misiones profesionales son deducibles dentro de los límites establecidos por decreto. En esta categoría entran billetes de avión o tren para desplazamientos laborales, pernoctaciones en hoteles y gastos de manutención durante los viajes.
Equipos e inversiones
La compra de materiales, muebles, hardware y software es deducible si los bienes son estrictamente necesarios para la actividad y se destinan exclusivamente al uso profesional. Para bienes de uso mixto, la deducción solo aplica a la parte correspondiente al uso laboral.
Gastos en Sociedades Civiles de Medios (SCM)
Los autónomos que forman parte de una SCM pueden deducir su cuota de costes compartidos, como secretaría conjunta, locales o equipos comunes, y servicios administrativos o contables. La distribución debe basarse en el uso real de cada socio.
Gastos no deducibles y límites
No todos los gastos de un autónomo son deducibles. Se excluyen:
- Gastos personales disfrazados de profesionales.
- Amortizaciones de bienes duraderos.
- Gastos no documentados o con justificantes insuficientes.
- Cotizaciones sociales a cargo del autónomo.
- Compra de cartera de clientes.
- Provisiones por depreciaciones no vinculadas a la actividad.
- Gastos en residencias de lujo o ocio, caza, pesca no profesional.
- Gastos excesivos o desproporcionados en relación con la actividad realizada.
Criterios de deducibilidad: justificantes y proporcionalidad
Para que un gasto sea deducible, debe cumplir tres requisitos básicos:
- Necesidad: debe ser indispensable para la actividad.
- Justificación: debe estar documentado (factura, ticket, contrato).
- Proporcionalidad: debe ser adecuado al volumen y tipo de actividad.
En gastos mixtos (personal/profesional), es necesario prorratear la parte deducible según el uso real.