TLDR: Un freelance può dedurre le spese necessarie, documentate e proporzionate all’attività professionale, come forniture, servizi, locali, assicurazioni e attrezzature. Sono escluse le spese personali, eccessive o non giustificate.
Chi può dedurre le spese professionali
La deduzione è ammessa solo se le spese sono inerenti all’attività e direttamente collegate alla produzione del reddito. Non sono deducibili le spese non indispensabili o non giustificate dall’esercizio professionale.
Spese deducibili: categorie e condizioni
Forniture e servizi generali
Sono deducibili le spese per materiali di consumo e servizi essenziali all’attività, come carta, buste, materiali di cancelleria, spese postali, telefoniche, fax e connessione internet, purché utilizzate per scopi professionali. Sono incluse anche le commissioni bancarie per l’incasso delle parcelle o i pagamenti legati all’attività.
Spese di rappresentanza e vitto
I pasti professionali sono deducibili entro limiti di ragionevolezza. Ad esempio, nel 2026 il limite per un pranzo è fissato a 15,90 €, al netto di una franchigia forfetaria di 5,50 € per i pasti consumati a domicilio. La deduzione è ammessa solo se il pasto è legato a un incontro lavorativo e viene documentato con scontrino o fattura.
Locali professionali e home office
Se il freelance utilizza una parte della propria abitazione come studio, può dedurre una quota proporzionale delle spese, calcolata in base alla superficie adibita all’attività. L’attività deve richiedere un locale specifico e la deduzione è limitata alla quota effettivamente professionale.
Assicurazioni professionali
Le cotizzazioni per assicurazioni di responsabilità civile professionale sono integralmente deducibili, in quanto obbligatorie o strettamente legate all’esercizio dell’attività.
Spese di trasporto e trasferte
Le spese per viaggi, alloggi e vitto sostenute durante missioni professionali sono deducibili nei limiti stabiliti per decreto. Rientrano in questa categoria biglietti aerei o ferroviari per trasferte lavorative, pernottamenti in hotel e spese di vitto durante le trasferte.
Attrezzature e investimenti
L’acquisto di materiali, mobili, hardware e software è deducibile se i beni sono strettamente necessari all’attività e destinati esclusivamente all’uso professionale. Per i beni ad uso misto, la deduzione è ammessa solo per la quota corrispondente all’utilizzo lavorativo.
Spese per società civili di mezzi (SCM)
I freelance che aderiscono a una SCM possono dedurre la propria quota di costi ripartiti, come segreteria condivisa, locali o attrezzature in comune, e servizi amministrativi o contabili. La ripartizione deve avvenire in base all’effettivo utilizzo da parte di ciascun socio.
Spese non deducibili e limiti
Non tutte le spese sostenute da un freelance sono deducibili. Sono escluse:
- spese personali mascherate da professionali,
- ammortamenti per beni durabili,
- spese non documentate o con giustificativi insufficienti,
- costi sociali a carico del freelance,
- acquisto di clientela,
- provvisioni per svalutazioni non legate all’attività,
- spese per residenze di agio o svago,
- caccia, pesca non professionale,
- spese eccessive o sproporzionate rispetto all’attività svolta.
Criteri di deducibilità: giustificativi e proporzionalità
Perché una spesa sia deducibile, deve soddisfare tre requisiti fondamentali:
- Necessità: legame diretto con l’attività professionale.
- Giustificazione: documentazione valida (fattura, scontrino, contratto).
- Proporzionalità: coerenza con il volume e la natura dell’attività.
Per le spese miste, è necessario suddividere la quota deducibile in base all’uso effettivo.