TLDR: Em França, os documentos fiscais devem ser conservados durante pelo menos 6 anos a partir da data da operação ou da declaração, com exceções específicas. Os particulares devem guardar os recibos fiscais por 3 anos, enquanto as organizações sem fins lucrativos e os comerciantes de ouro de investimento têm obrigações particulares. A não conservação pode implicar sanções.
Prazo de conservação por categoria de contribuinte
Em França, o prazo de conservação dos documentos fiscais varia consoante a categoria do contribuinte. Os particulares que beneficiam de reduções de imposto por doações devem conservar os recibos fiscais durante 3 anos a partir do ano em que o imposto é devido. As organizações sem fins lucrativos que emitem recibos fiscais para reduções de imposto devem conservar os documentos durante 6 anos a partir da data de emissão. Para os comerciantes de ouro de investimento, a conservação dos documentos de identificação dos clientes é obrigatória durante 6 anos, mas apenas para operações de valor igual ou superior a 15.000 €.
Tipos de documentos a conservar
Os documentos fiscais a conservar incluem livros contabilísticos, faturas de compra e venda, justificativos de despesas, documentos relativos a operações com direito a dedução de IVA, documentação de software e registos específicos. Os documentos digitais devem ser conservados no seu formato original durante pelo menos 6 anos. A conservação deve garantir a rastreabilidade das operações pelo período exigido.
Início dos prazos de conservação
O prazo de conservação dos documentos fiscais começa a contar a partir da data da última operação registada nos livros contabilísticos ou da data de emissão ou receção do documento. Este princípio aplica-se tanto a documentos em papel como digitais, garantindo que todas as operações sejam rastreáveis pelo período exigido.
Exceções e sanções
Existem exceções aos prazos padrão de conservação. Por exemplo, alguns registos devem ser conservados durante 10 anos. A não conservação dos documentos pode implicar sanções até 150 €, aplicáveis após uma notificação formal. Em caso de reincidência, estão previstas penas mais severas, incluindo a possibilidade de exclusão.
Obrigações específicas para documentos digitais
Os documentos digitais devem ser conservados no seu formato original durante pelo menos 6 anos. Isto significa que, se um documento foi emitido ou recebido em formato digital, não pode ser convertido para papel para conservação, devendo permanecer acessível eletronicamente.