TLDR : Les frais de transport liés au bénévolat doivent être justifiés par des documents prouvant des dépenses réelles et strictement liées à l’objet social de l’organisme. Les justificatifs acceptés incluent billets de train, factures, détail des kilomètres parcourus avec un véhicule personnel, notes de carburant, ou l’application du barème forfaitaire. L’organisme doit conserver ces justificatifs et la déclaration de renonciation au remboursement du bénévole.
Documents justificatifs acceptés
Les dépenses doivent être attestées par des pièces précises :
- Billets de train ou autres titres de transport.
- Factures pour l’achat de biens ou le paiement de prestations de services acquittées par le bénévole pour le compte de l’association.
- Détail des kilomètres parcourus avec un véhicule personnel pour exercer l’activité de bénévolat.
- Notes de carburant ou autres justificatifs liés aux déplacements.
Chaque document doit mentionner clairement l’objet de la dépense ou du déplacement.
Méthode d’évaluation des frais
Les frais de déplacement peuvent être évalués selon le barème forfaitaire prévu pour les véhicules dont le contribuable est propriétaire (automobile, vélomoteur, scooter, moto). Ce barème est reconnu par la réglementation fiscale française et s’applique aux déplacements strictement liés à l’objet social de l’organisme.
Conditions d’admissibilité
Les dépenses doivent être engagées exclusivement pour des activités entrant strictement dans le cadre de l’objet social de l’association. Aucune contrepartie, en espèces ou en nature, ne doit être perçue par le bénévole, à l’exception du remboursement des frais réels et justifiés.
Obligations pour l’organisme
L’association doit conserver dans sa comptabilité :
- Les justificatifs des frais engagés par le bénévole.
- La déclaration par laquelle le bénévole renonce expressément au remboursement de ses frais.
Ces documents sont essentiels pour garantir la traçabilité et la légitimité des dépenses aux fins fiscales.
Cas particuliers et limites
Le bénévolat implique une participation à l’animation et au fonctionnement de l’association sans rémunération. Le remboursement des frais, s’il est accordé, doit correspondre à leur montant réel et justifié. Aucune autre forme de compensation n’est autorisée.
Exclusions
Ne sont pas admissibles les frais non directement liés à l’objet social de l’association ou ceux qui ne sont pas dûment justifiés. Les dépenses doivent être strictement encadrées par les règles fiscales en vigueur.