TLDR : Pour justifier les frais de transport professionnels, tu dois fournir des documents prouvant l’usage professionnel du véhicule, le kilométrage parcouru ou les dépenses engagées. Selon ton statut (salarié, indépendant, etc.), les justificatifs varient : barème forfaitaire, factures, notes de frais, attestations patronales ou documents équivalents.
Justificatifs pour les frais réels et le barème forfaitaire
Si tu optes pour le régime des frais réels ou utilises le barème forfaitaire, tu dois justifier le kilométrage professionnel parcouru. Ce barème prend en compte la puissance administrative du véhicule, son type de motorisation et la distance annuelle parcourue. Les frais de péage, garage, parking et intérêts pour l’achat à crédit du véhicule sont exclus de cette évaluation.
Cas des salariés avec déplacements fréquents
Si tu es salarié et que tu effectues régulièrement des déplacements professionnels (ex. : représentant de commerce), tu n’es pas tenu de fournir des justificatifs détaillés pour chaque dépense. Il suffit de présenter des éléments permettant d’évaluer l’importance des principales catégories de dépenses, comme :
- les régions visitées ;
- des notes d’hôtel en nombre suffisant pour tracer tes tournées ;
- des attestations de ton employeur sur les conditions de visite de la clientèle ;
- les modes de transport utilisés.
Prestations professionnelles soumises à TVA
Pour les frais de transport liés à des prestations professionnelles soumises à TVA (ex. : services d’avocats ou de commissaires de justice), les documents justificatifs incluent des factures ou des notes de frais émises par le prestataire.
Covoiturage
Les frais de déplacement engagés par un passager dans le cadre d’un covoiturage (tel que défini par le code des transports) sont admis comme frais professionnels réels s’ils sont dûment justifiés.
Traitement des trajets domicile-travail
Pour les trajets entre ton domicile et ton lieu de travail, les frais de déplacement sont déductibles jusqu’aux 40 premiers kilomètres, même si la distance est supérieure. Au-delà, la déduction est possible uniquement si tu justifies du caractère normal de l’éloignement.
Obligations générales
Quelle que soit ta situation, tu dois conserver les documents prouvant la réalité des dépenses ou des déplacements. Ces justificatifs doivent être clairs, précis et adaptés à la nature des frais engagés.