TLDR: Per giustificare le spese di trasporto professionali, devi fornire documenti che provino l’uso professionale del veicolo, i chilometri percorsi o le spese sostenute. A seconda del tuo status (dipendente, libero professionista, ecc.), i giustificativi variano: tariffa forfettaria, fatture, note spese, attestazioni del datore di lavoro o documenti equivalenti.
Giustificativi per le spese reali e la tariffa forfettaria
Se opti per il regime delle spese reali o utilizzi la tariffa forfettaria, devi giustificare i chilometri percorsi per motivi professionali. Questa tariffa tiene conto della potenza fiscale del veicolo, del tipo di motorizzazione e della distanza annuale percorsa. Le spese di pedaggio, garage, parcheggio e interessi per l’acquisto a rate del veicolo sono escluse da questa valutazione.
Caso dei dipendenti con spostamenti frequenti
Se sei un dipendente e effettui regolarmente spostamenti professionali (es.: rappresentante di commercio), non sei tenuto a fornire giustificativi dettagliati per ogni spesa. È sufficiente presentare elementi che permettano di valutare l’entità delle principali categorie di spese, come:
- le regioni visitate;
- un numero sufficiente di ricevute alberghiere per tracciare i tuoi percorsi;
- attestazioni del datore di lavoro sulle condizioni di visita della clientela;
- i mezzi di trasporto utilizzati.
Prestazioni professionali soggette a IVA
Per le spese di trasporto legate a prestazioni professionali soggette a IVA (es.: servizi di avvocati o commissari di giustizia), i documenti giustificativi includono fatture o note spese emesse dal prestatore.
Carpooling
Le spese di spostamento sostenute da un passeggero nell’ambito di un carpooling (come definito dal codice dei trasporti) sono ammesse come spese professionali reali se debitamente giustificate.
Trattamento dei percorsi casa-lavoro
Per i percorsi tra la tua abitazione e il luogo di lavoro, le spese di spostamento sono deducibili fino ai primi 40 chilometri, anche se la distanza è maggiore. Oltre questa soglia, la deduzione è possibile solo se giustifichi il carattere normale dell’allontanamento.
Obblighi generali
Indipendentemente dalla tua situazione, devi conservare i documenti che provino la realtà delle spese o degli spostamenti. Questi giustificativi devono essere chiari, precisi e adatti alla natura delle spese sostenute.