TLDR: Um berufliche Fahrtkosten nachzuweisen, musst du Dokumente vorlegen, die die berufliche Nutzung des Fahrzeugs, die gefahrenen Kilometer oder die getätigten Ausgaben belegen. Je nach Status (Angestellter, Selbstständiger usw.) variieren die Nachweise: Pauschalbeträge, Rechnungen, Spesenabrechnungen, Arbeitgeberbestätigungen oder gleichwertige Dokumente.
Nachweise für tatsächliche Kosten und Pauschalsätze
Wenn du dich für die tatsächlichen Kosten entscheidest oder den Pauschalsatz nutzt, musst du die beruflich gefahrenen Kilometer nachweisen. Dieser Pauschalsatz berücksichtigt die Steuerleistung des Fahrzeugs, die Art der Motorisierung und die jährlich gefahrene Strecke. Mautgebühren, Garagenkosten, Parkgebühren und Zinsen für den Ratenkauf des Fahrzeugs sind von dieser Bewertung ausgeschlossen.
Fall von Angestellten mit häufigen Dienstreisen
Wenn du Angestellter bist und regelmäßig Dienstreisen unternimmst (z. B. als Handelsvertreter), musst du nicht für jede Ausgabe detaillierte Nachweise erbringen. Es reicht aus, Elemente vorzulegen, die es ermöglichen, die Bedeutung der Hauptausgabenkategorien zu bewerten, wie:
- die besuchten Regionen;
- eine ausreichende Anzahl an Hotelrechnungen, um deine Touren nachzuvollziehen;
- Bestätigungen deines Arbeitgebers über die Bedingungen der Kundenbesuche;
- die verwendeten Verkehrsmittel.
Berufliche Leistungen, die der Mehrwertsteuer unterliegen
Für Fahrtkosten, die mit beruflichen Leistungen zusammenhängen, die der Mehrwertsteuer unterliegen (z. B. Dienstleistungen von Anwälten oder Gerichtsvollziehern), umfassen die Nachweisdokumente Rechnungen oder Spesenabrechnungen, die vom Dienstleister ausgestellt wurden.
Fahrgemeinschaften
Die Fahrtkosten, die ein Fahrgast im Rahmen einer Fahrgemeinschaft (wie im Verkehrsgesetz definiert) trägt, werden als tatsächliche berufliche Kosten anerkannt, sofern sie ordnungsgemäß nachgewiesen werden.
Behandlung der Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte
Für Fahrten zwischen deinem Wohnort und deinem Arbeitsplatz sind die Fahrtkosten bis zu den ersten 40 Kilometern abziehbar, auch wenn die Entfernung größer ist. Darüber hinaus ist der Abzug nur möglich, wenn du nachweist, dass die große Entfernung normal ist.
Allgemeine Verpflichtungen
Unabhängig von deiner Situation musst du die Dokumente aufbewahren, die die tatsächlichen Ausgaben oder Fahrten belegen. Diese Nachweise müssen klar, präzise und auf die Art der getätigten Ausgaben abgestimmt sein.