TLDR: Para justificar los gastos de transporte profesionales, debes presentar documentos que demuestren el uso profesional del vehículo, los kilómetros recorridos o los gastos incurridos. Según tu estatus (asalariado, autónomo, etc.), los justificantes varían: baremo forfaitario, facturas, notas de gastos, certificados del empleador o documentos equivalentes.
Justificantes para los gastos reales y el baremo forfaitario
Si optas por el régimen de gastos reales o utilizas el baremo forfaitario, debes justificar los kilómetros profesionales recorridos. Este baremo tiene en cuenta la potencia fiscal del vehículo, su tipo de motorización y la distancia anual recorrida. Los gastos de peaje, garaje, aparcamiento e intereses por la compra a crédito del vehículo están excluidos de esta evaluación.
Caso de los asalariados con desplazamientos frecuentes
Si eres asalariado y realizas desplazamientos profesionales con regularidad (ej.: representante comercial), no estás obligado a presentar justificantes detallados para cada gasto. Basta con aportar elementos que permitan evaluar la importancia de las principales categorías de gastos, como:
- las regiones visitadas;
- facturas de hotel en número suficiente para rastrear tus rutas;
- certificados de tu empleador sobre las condiciones de visita a la clientela;
- los medios de transporte utilizados.
Prestaciones profesionales sujetas a IVA
Para los gastos de transporte relacionados con prestaciones profesionales sujetas a IVA (ej.: servicios de abogados o comisionados de justicia), los documentos justificativos incluyen facturas o notas de gastos emitidas por el prestador.
Coche compartido (covoiturage)
Los gastos de desplazamiento asumidos por un pasajero en el marco de un coche compartido (tal como se define en el código de transportes) se admiten como gastos profesionales reales si están debidamente justificados.
Tratamiento de los trayectos domicilio-trabajo
Para los trayectos entre tu domicilio y tu lugar de trabajo, los gastos de desplazamiento son deducibles hasta los primeros 40 kilómetros, incluso si la distancia es mayor. Más allá de ese límite, la deducción es posible solo si justificas el carácter normal del alejamiento.
Obligaciones generales
Independientemente de tu situación, debes conservar los documentos que demuestren la realidad de los gastos o los desplazamientos. Estos justificantes deben ser claros, precisos y adaptados a la naturaleza de los gastos incurridos.