TLDR: Para justificar as despesas de transporte profissionais, deves apresentar documentos que comprovem a utilização profissional do veículo, a quilometragem percorrida ou as despesas efetuadas. Consoante o teu estatuto (assalariado, independente, etc.), os justificativos variam: tabela forfetária, faturas, notas de despesas, atestados patronais ou documentos equivalentes.
Justificativos para despesas reais e tabela forfetária
Se optares pelo regime das despesas reais ou utilizares a tabela forfetária, deves justificar a quilometragem profissional percorrida. Esta tabela tem em conta a potência administrativa do veículo, o tipo de motorização e a distância anual percorrida. As despesas de portagem, garagem, estacionamento e juros para a compra a crédito do veículo estão excluídas desta avaliação.
Caso dos assalariados com deslocações frequentes
Se fores assalariado e efetuares deslocações profissionais com regularidade (ex.: representante comercial), não estás obrigado a apresentar justificativos detalhados para cada despesa. Basta apresentar elementos que permitam avaliar a importância das principais categorias de despesas, como:
- as regiões visitadas;
- notas de hotel em número suficiente para rastrear as tuas deslocações;
- atestados do teu empregador sobre as condições de visita à clientela;
- os meios de transporte utilizados.
Prestações profissionais sujeitas a IVA
Para as despesas de transporte relacionadas com prestações profissionais sujeitas a IVA (ex.: serviços de advogados ou de oficiais de justiça), os documentos justificativos incluem faturas ou notas de despesas emitidas pelo prestador.
Carpooling
As despesas de deslocação suportadas por um passageiro no âmbito de um carpooling (tal como definido pelo código dos transportes) são aceites como despesas profissionais reais se devidamente justificadas.
Tratamento dos trajetos casa-trabalho
Para os trajetos entre a tua residência e o local de trabalho, as despesas de deslocação são dedutíveis até aos primeiros 40 quilómetros, mesmo que a distância seja superior. Além disso, a dedução é possível apenas se justificares o caráter normal do afastamento.
Obrigações gerais
Independentemente da tua situação, deves conservar os documentos que comprovem a realidade das despesas ou das deslocações. Estes justificativos devem ser claros, precisos e adequados à natureza das despesas efetuadas.